OA之资料库那些事儿

日期：2014-01-17 标签： 来源：伟峰科技  浏览次数:

我们曾在不少文章中提到，OA的核心三要素，工作流，文档库，邮件，在上文中简述了企业在选型时，工作流部分应注意的内容，在本文中，我们将重点阐述，在选型过程中资料库应注意的部分。
 
1问：文档是否可以分类权限管理


解析：OA的文档库应支持对分类文件的权限管理，不同分类下的文件可分别对分类的配置、分类下文件的阅读和word附件的拷贝等进行权限控制。
 
2问：文档库是否支持按照组织架构权限管理

解析：文档库应可根据组织架构层级的权限不同，可直接对文件的按组织架构框架进行文档的权限管理
 
3问：文档是否可按照版本管理

解析：在应用过程中，文档必然是要不断更新的，文档库可对文档进行版本管理，版本支持系统自动版本编号，保留系统历史文档版本；文档版本支持不审批修改版本和通过工作流审批修改版本两种版本更新模式
 
3问：文档是否可互动点评

解析：可支持对文档库中的版本进行点评的功能，点评分为实名点评和匿名点评，并支持点评的邮件提醒功能
 
4问：登记文档数据更新

解析：登记类的文档，通过对流程表单中字段内容修改进而对文档中的字段进行数据更新，不需开发实现，可完全通过配置实现数据交换
 
5问：文档知识导航地图功能

解析：在文档库中可以按知识导航地图直观查看和查找需要的文档
 
6问：文档阅读日志是否可查
 
解析：在系统中归档的文档，应有记录详细的文档阅读日志，并可按组织架构查看文档的阅读和被使用情况
 
7问：是否有文档权限推荐功能

解析：有权限阅读的文档的人员给将文档快速推荐给没有阅读权限的人员
 
8问: 是否可对文档阅读权限临时开通

解析：可对文档进行临时权限管理，权限到期时自动收回文档权限
 
9问：是否支持万能excel表格数据导入功能

解析:登记字段的文档库，支持对文档的分类和字段数据按权限分别进行批量导入
 
10问：磁盘海量文件批量导入资料库

解析：对于在磁盘中的附件文件，系统支持磁盘中的文件按分类权限进行批量上传，导入系统，并且默认文件附件名作为文档标题，快速初始化历史数据的文档管理
 
11问：可否从文档直接转发邮件

解析：成熟的文档管理体系应可实现“文档-邮件-工作流”的三通，在文档库中，可直接将文档库中的文件转发为邮件发送，系统自动带出文档的标题 、正文、附件到邮件中，方便对系统文档的使用
 
12问：文档库中的word附件是否具备防拷贝功能

解析：文档库中，可对于特定的word附件文档进行防拷贝、防下载管理，比如对于ISO等体系文件的管理
 
13问:邮件中的附件是否可以直接归档到文档库

解析：对于收到的邮件，可直接通过邮件转化为文档库归档保存，转化时，邮件的标题、正文、附件直接归档到文档库中保存
 
作者：OA办公系统@伟峰科技   修订1.1   2012-01-09