办公室故事之董事长在厕所里的思考

日期：2014-01-17 标签： 来源：伟峰科技  浏览次数:

某日早上，某中型文具生产企业的行政部经理急冲冲地跑进总经理办公室，向总经理汇报说厕所冲不干净，希望可以装配水箱加压装置。总经理听后大怒：“厕所冲不干净都来找我？！”行政部陈经理赶忙解释说：“我已经多次和集团工程总监反映水压不够的问题，但工程总监坚持认为是使用厕所的人没有冲水，而不是新办公楼的水压问题，反而埋怨我们行政部没有做好卫生宣传工作。”听后，总经理立刻委派助理到厕所进行实地“考察”，并以“实战”测试厕所的水压。下午，总经理助理向总经理汇报，8个厕所共32个粪坑有8个存在水压问题，主要集中在办公楼第4层。于是，总经理立刻责成陈经理进行协调。

翌日，陈经理将书面报告呈交给了总经理，根据集团工程总监的意见，由于加压泵将耗费10万元投资，建议增加2名后勤人员专门负责厕所卫生。总经理考虑到人员成本的问题，没有批准报告，于是该问题被暂时搁置。
 
1个月后，由于董事长办公室的厕所进行维修，董事长在光临4楼厕所的时候不幸目睹了“惨像”。董事长大怒并立刻找到陈经理当面怒斥。陈经理听后委屈地解释说：“1个月前，我已经将解决该问题的书面报告呈交总经理，但由于人员成本问题总经理没有批准。”
 
 
   董事长的困惑
 
　　一．1个月的时间+三个部门共同努力，为什么厕所的冲水问题还没得到解决？
 
　　二．1个月后问题依然没有得到解决，责任应该由谁来承担？
 
　　三．如果连冲厕所都解决不了，那公司的务实、求真、高效的管理方略何年才可以实现？
 
　　是人还是厕所冲水的问题？
 
每家企业都或多或少有类似的扯皮现象，一个问题由下至上反映，再经过跨部门的商讨后可能由于某种客观原因而被搁置，最后被渐渐淡忘。虽然企业面对的管理问题有很多，比如业务开拓、成本控制、运营管理等等，某些问题会被分类成紧迫重要的和无关重要的。可是，再无关重要的问题如果得不到彻底解决也会给企业带来负面作用，日后要是想处理这些久拖不决的问题，我们将要付出比当时更高的管理成本和代价。比如说，如果目睹上述“惨像”的是一位大客户的老总，那很可能该公司会召开一次全体部门经理以上的会议，从老总到部门经理都要花甚至一个小时的时间去检讨和解决这个因为一泡大便所引起的问题，真让人啼笑皆非啊！
 
所以说，在企业管理中哪怕是再小，再无关重要的问题，如果得不到解决，会为企业带来至少以下三方面的危害：
 
1.处理那些久拖不决的问题会比在问题出现时立刻处理花费更高的管理成本的代价，因为处理者将要花费额外的时间去了解、回忆和证实问题的成因和过程；
 
2.经过时间的催化和跨部门的工作交接，小问题会逐渐变成大问题。比如一家企业的仓库管理员因为圆珠笔钝化，将出仓单上的货品数量“8”写成像“3”，结果财务部在核算该生产计划的材料成本时，漏算了另外5件已经领用货品的成本，而且后来财务部全体人员花费了一个周末的时间才将库存数据调整回来。
 
3.在企业的运营管理中，如果有很多小问题经常是久拖不决的，除了可能归咎于人的因素外，更多的是显示了企业没有形成“解决问题的机制”，也就是说这家企业解决问题靠的是人，而不是靠制度（Problem-solved Approach）。
 
 下面看伟峰OA协同办公系统是如何解决诸如此类的问题，首先行政经理发现类似的问题，在协作OA菜单下“请示汇报” 向总经理汇报，总经理在收到汇报后，选择“征询相关人员意见”可以知会助理去实地查看，助理在实地查看后汇报，总经理给出办理意见后，结束该流程。
 
 与此同时，行政经理也可在“协作oa”下起草，“部门联系单”给工程部经理，进行跨部门之间的协作，工程部经理收到改待办经过，可以交办下属去办。
 
 承办此次事件的不论是总经理，工程部经理，还是工程部员工，都会在登陆平台的第一时间，看到“我的待办”事项里的待办事宜，这样大大避免了事情被搁置而淡忘。
 
 同时也避免了同部门之间和跨部门之间协作互相推诿，扯皮现象，工作过程一目了然，形成良性的解决问题机制，细节决定成败，伟峰科技本着工作过程管理的理念，工作细节和协同着手，从根本上避免“亡羊补牢”的现象。
 
 作者：OA办公系统@伟峰科技   修订1.1   2011-11-29
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