如何优化、改进原来的OA流程？

日期：2014-01-16 标签： 来源：伟峰科技  浏览次数:

必须要掌握适当的优化、改进流程的方法，尤其要注意多种方法、适当选择、配套改革和配套检查并用。我谈三点建议：

第一，多种方法，适当选择。流程的问题常来自两个方面，一个来自顾客期望，一个来自于内部人员满意度。这两个方面所形成的问题，需要从下列步骤进行分析，并加以解决：流程的目的是什么，是否需要这个流程；流程的客户是谁，怎样才算满足了客户的要求；流程的成功标准是什么，怎样更好地达到这些标准；流程有哪些阶段，是否可以简化；流程的风险是什么，如何控制这些风险；流程经过的部门有那些，怎样才能更好地提高效率；如何有效运用新的科技工具来增加新流程的效率。

流程改进和优化的方法很多，如流程优化的72种技术（如头脑风暴法、关键成功因子法等），ES EIA方法（即流程的清除、简化、建立、整合、自动化的整个工作过程）等，关键是要选择适合企业自身实际情况的方法。有时，流程梳理和优化往往带有企业自身的特色， 在实际中比较常用的方法是标竿比较法和流程分析法。标竿比较法，就是利用标竿（同行业或相关行业优秀企业的流程）进行比较；流程分析法，就是针对流程进行分析进而提出改进和优化的建议。实际应用过程中，这两种方法经常结合使用。

第二，注意开展与流程有关的配套改革。流程的梳理、改进和优化是一项非常复杂的系统工程。许多流程的改动，都会引起与企业管理有关的其他方面的重新审视，企业必须在组织架构、人力资源、企业策略等方面，进行相关的改动以配合流程的变化。一般变革管理需要八个步骤，来保证流程管理转变的完成，其内容大体如下：树立变革的紧迫感、建立变革的指导团队、明确变革的愿景、对愿景进行充分沟通、变革的充分授权、明确变革的短期成效、抓住变革的关键时机不放松、有效巩固变革的成果。

第三，注意流程的配套检查。企业在发展，流程也不断变化和发展，流程的改进和优化是一个持续的过程，因此需要一系列的配套检查措施，以保证流程持续有效的改进和优化。为了保证从原有的流程顺利过渡到改进后的流程，企业内部还要建立健全的流程管理体系；同时，还要开展相关的流程管理培训和有效的激励措施，在整个企业内部形成流程文化。
 
 作者：OA办公系统@伟峰科技   修订1.1   2011-11-09
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