成功的企业OA具备的条件

日期：2014-01-16 标签： 来源：伟峰科技  浏览次数:

网络时代，企业管理的重点已从物流、资金流逐渐向信息流转变。信息流更多地体现为电子文档的流转，它的交互能有效改善办公效率，而“办公”实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门与部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为来实现企业整体目标的过程。因此，实现办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）正是企业管理信息流最直接的手段。

企业OA长什么样？

    相比于政府用户来说，企业用户更关心的是OA软件能为企业办公效率的提高做出多大的贡献，以及各项指标的改善情况，即企业级用户更加关注OA软件实施后所产生的实际效果。有些软件开发商甚至根本就不对企业用户需求做调研，将政府OA系统稍做改动便成了“企业版”，很显然，大部分企业用户是不会选择购买的。笔者认为，一个理想的企业OA系统应具备以下平台：

    企业通信平台建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

    信息发布平台为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

    协同工作平台将企业传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”，提高企业团队协作能力，最大限度地释放员工的创造力。

    公文流转平台企业内、外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

    日常办公平台改变传统的集中办公方式，扩大办公区域，企业用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

信息集成平台现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等，都存储着一些重要的企业经营管理业务数据，但它们往往是相对独立和静态的。企业OA系统应具备数据接口功能，把企业原有业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取和处理信息，提高企业整体反应速度。

知识管理平台用于系统地利用企业积累的信息资源，改进企业的创新能力和快速响应能力，以提高生产效率。

OA工作流：企业OA的热点

    随着知识经济时代的来临，知识成为经济增长和企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识，越来越成为企业信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代的办公自动化系统。这个阶段的特点是以工作流技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。

    工作流技术是支持协同工作和知识管理的计算机软件。使用工作流的根本目的在于促进群体的交流合作和资源共享，并通过进一步挖掘资源实现知识管理，从而达到充分提高群体工作效率和质量的目的，而这特征恰好符合企业的应用需求。

    企业OA的难点与对策

    企业级OA所面临的困难可以概括为以下三点：

    首先，涉及到的人多、面广，企业OA涉及企业各个部门及其成员，并贯穿于企业各项工作中，权限设置非常复

    其次，每个企业都有许多流程和表单，而各个企业的流程和表单又并非完全一样；

    第三，企业不断变化的需求给企业OA的实施带来了难题，像组织机构的变化，人员的变动，流程的新增、变动和重组，这些都是不可避免的。

    针对以上三点，我们可以采取以下对策。

    首先，OA软件在通用性方面要提供大量的自定义功能，以适应各种类型的组织对办公自动化的需求。

    其次，提供表单定制和流程定制功能，使用户无需编程就可以自定义出所需要的工作流程。

    此外，企业OA应在易用性方面多下功夫，要有安装初始化和初始设置自动化，采用集中式管理界面，要以组织机构为基础进行工作和权限的各项分配。

    最后，也是非常重要的一点，要确保企业用户使用OA系统的安全性和稳定性
 
 作者：OA办公系统@伟峰科技   修订1.1   2011-11-09
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