大话知识管理
日期：2014-01-16 标签： 来源：伟峰科技
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什么是知识管理？知识管理是把知识当作企业重要资产进行管理。为什么知识是企业的重要资产？我们都说科技是第一生产力，而科技知识只是知识的一个组成部分，因此，知识更是第一生产力。从理念上明白这个道理很简单，但是，要真正把企业知识转化成生产力则是一个很困难的事情。因为，首先，知识是一种“看不见、摸不着”的无形资产，我们不能做个大箱子把知识锁起来，而且知识更新非常迅速，企业的知识每天都在增长，一不留神大量的知识就流失了。其次，知识不像金钱，存在银行也能增值，再丰富的知识不能为企业所用也是浪费，只有用好了知识才能转化成生产力。因此，我们可以发现知识管理本质上就是做好两件事情，第一是要管好，不能让企业的重要资产流失；第二要用好，通过对知识的应用来实现企业价值的增值，来实现企业生产力的提升。
知识管理首先需要了解的是企业有哪些知识，这些知识的特点是什么？企业的知识可以分为事实知识、技能知识、原理知识和人际知识四大类。这四类知识的载体是不一样的，有一类知识的载体是企业的制度、文件、流程等，这些知识可以很直观的去阅读，我们称为显性知识。还有一类知识是放在每个人的大脑里面，没有办法很直观的阅读，只能通过个人的语言或者行动体现出来，我们称为隐性知识。一般而言隐性知识的管理难度大于显性知识。
在清楚企业有哪些知识以后，我们就要开始动手把知识管起来。这时候，我们会遇到第一个难题：企业知识分散。当我们站在企业全局的视野一眼望去，就会发现企业的知识如同天上的繁星一样遍布整个星空，有的在企业的OA系统，有的在企业的业务系统，有的是纸质文件正锁在保险箱里，还有的在每一个员工的计算机里，至于在每个员工脑海中的知识那更是数不胜数。如何能够很好的把这些知识都系统的整理起来呢？解决这个问题前，我们必须要思考一下评价知识整理好坏的标准应该是什么？我认为这个标准是：是否满足企业员工对知识应用的需求。换句话说就是员工想查什么资料的时候能够很方便的找到，员工想学习提升的时候能够有相应的知识可学。因此，我们不能为了管理知识而管理，否则就犯了刻舟求剑的错误。在这个标准的要求下，我们也就清楚知识管理要从哪些方面入手。首先，隐形的知识必须要挖据出来，成为显性的知识，这样组织内所有人才有学习的可能，否则只能是言传身教；第二，散落在个人计算机的知识必须体现到企业的公用网络上来，成为公用资源才有被寻找到的可能；第三，知识的更新很重要，要不断把内部和外部的知识汇总起来，引导员工不断进步；第四、知识虽然分散在不同的系统，但是必须给出一个指引，才能够帮助员工快速找到这些知识，这个指引我们一般称之为知识地图。根据以上几点，AMT总结了几句话，分别是“个人知识组织化、外部知识内部化、隐形知识显性化、显性知识集中化、整合知识创新化”。最后这句创新说得就是我们辛辛苦苦搞知识管理的核心目的。
知识管理的方法我们已经知道，接下来就是使用一定的工具，按照一定的步骤去完成这些工作。具体的工具和方法AMT总结了很多，有checklist、AAR、Tutor制、专家黄页等，在这里我也不多说了，需要重点强调的是，我们面临的第二个难题：大量的知识都已经收集到，该显性化的也都显性了，那这个知识文件体系需要搭建成一个什么样子呢？企业的知识浩如烟海，那究竟应该如何展现知识才能使员工获取知识更高效？一个新的知识点究竟应该放到什么位置才是最适合？这个问题很难有一个标准答案，因为，分类的维度实在太多，例如按照组织的维度分类，可分为总部、事业部、工厂、分公司等；按职能的维度分类，可分为财务、HR、IT等；按管理的维度分类可分为战略、组织、流程等；所以，知识文件体系的搭建只能根据企业的实际情况，先选择最符合员工使用习惯的分类作为第一级目录，然后再用第二个维度作为二级目录，尽可能的符合MECE原则，尽可能考虑更长远一些来保证知识架构的稳定性，尽可能保证不会出现一个文件没有地方存放的现象。
好，现在企业的知识文件体系都搭建好了，形成了一个可以积累知识的稳定架构，终于能够把知识这个企业重要资产管起来了。但是，问题还没有完，有一个问题还需要认真考虑，这就是企业信息共享和安全的问题。有位企业老总曾经提出了一个疑问：“知识分散在部门或员工那里还好，如果都集中在一个系统里，被人“一锅端”怎么办”？这个担心绝不是多余的，事实上，企业信息共享和安全是一对矛盾体，信息共享越充分，信息的安全性就越低，在知识管理中如何提高信息安全性是一个很重要的工作。但是，信息必须共享这个前提必须坚持，就如同不能因为曾经有人吃饭噎死了而不去吃饭一样。做好信息安全工作，就需要合理的分辨不同知识的保密要求，合理的设计不同部门、不同层级的阅读查询权限。技能知识和人际知识应充分共享，不要担心员工会快速提升能力后跳槽，跳槽的根源与个人能力提升的快慢无关。当然，涉及到企业核心竞争力的知识就必须要非常慎重了。
当我们把前面的事情都做好，是不是说明企业的知识管理已经大功告成了呢？应该说还差一点点。前面我们所做的努力实际上主要是为企业知识的应用奠定一个良好的基础，但是并不等同于企业知识管理就获得了成功，企业生产力就得到了提升。我们经常会看到，有的企业也很重视知识管理，在企业建设了论坛、社区、在线培训系统、知识库等，但使用者寥寥，花了大力气却没起到作用。原因在哪里呢？是因为知识管理体系对员工的粘性不足。当我们把企业的知识全面梳理一遍，知识体系结构形成了，内容也有了，权限也设计好了，刚开始员工热情度很高，使用率也很高，但是时间一长就很难保证更新。例如，搞个项目，我辛辛苦苦研究出来的成果凭什么就贡献出来；好不容易完成了工作，还要那么麻烦的把一些知识文档上传到对应目录去；我们一直都不做案例总结，现在哪里有案例积累上去…员工会对这些工作有所抵触，抵触的结果就是知识体系缺乏更新，而没有更新自然就缺乏对员工的粘性，最终只能是再等待若干年后，企业又来一次“一阵风”式的知识梳理运动。所以，要保证知识管理在企业的持续应用，一些保障机制是必不可少。
知识管理保障可以从“文化、组织、绩效和IT”四个方面开展。第一，企业要形成知识共享的文化，“人人为我，我为人人”，以知识共享为荣；第二，有知识管理的组织，组织的领导者最好是“一把手”，并且在组织中有人承担知识整理、知识传递、知识共享监督等职责；第三，对知识管理开展的效果进行考核，正激励和负激励相结合，该用大棒的一定要用，比如说“不把项目成果共享出来，项目奖金扣一半”，“不做案例总结，绩效扣1分”…而对执行得好的要给予奖励；第四，IT支撑，这个大家太熟悉了。总之，知识管理只有坚持下去，才会结出累累硕果。
最后，想到某位哲人说的话“对一个人最有价值的投资，就是对教育的投资”，套用到这里，我们同样可以说“对一个企业最有价值的投资，就死对知识的投资”
作者：OA办公系统@伟峰科技 修订1.1 2011-11-09
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