规范管理 简单操作—中小企业需要的协同OA

日期：2014-01-16 标签： 来源：伟峰科技  浏览次数:

企业管理的核心是规范，而简单最有效。在信息化快速发展的今天，企业对于协同办公的需求已经远远超过了软件厂商对于其的热衷，尤其对于走集团化发展之路的企业来说，协同OA软件无疑成为辅助企业办公的最佳信息化工具，协同办公OA软件在多年的发展和持续的研发投入下，在流程规范、信息共享、知识传递等方面，都发挥着超越其他管理软件的优势，贴近企业实际需求，并成为集成集团信息化应用的软件平台。
 
中小企业的信息化现状

    在我国广大中小企业的信息管理目前绝大多数是基于一些基本的个人办公软件和局域网来支持，信息和数据全靠OFFICE软件和大量的纸质表格来收集和整理，再通过局域网实现共享。但是要从一堆表格里找具体的某一份文件的时候，就变得很麻烦了。即使我们规范了数据和表格的存储和共享规范，当文件慢慢积累的越来越多的时候，查找也就成了问题。同时也应用了RTX、局域网、以及财务的专用软件，基本上实现了资料、数据的上传、下载、存档和共享，因此信息管理往往会出现各部门制表格式不统一，汇总的时候比较麻烦；并且没有一个规范的流程，使得很多该保存下来的信息因为各种因素被遗漏了；常常因为个别岗位的人员变换，使得新接收的员工要“从零开始”。
 
信息化选型要素

    1，广泛撒网：通过网络，广告等途径找到一些协同OA厂商，

    2，逐步了解企业资质和产品功能，进行一段时间系统的试用和比较。

    3，需求明确，选在功能上适合自己的产品，在模块的设置和使用操作上也是以简单、易用为主，
 
     在实施过程中，遇到的困难

     最困难的阶段是项目前期调研，需要透彻了解各部门的业务体系，各部门需要怎样通过协同OA系统来解决，解决这些问题对他们的工作有什么帮助，怎样改进更好，还有就是不能违背每个部门以往运作的规则，只是现在通过协同OA系统来实现而已；再一个就是教会大家使用，并改变大家的习惯持续使用下去,在实施过程中需要领导的支持，才能系统顺利开展下去。在推行过程中，也许软件会改变原有的工作习惯，并且操作上也有了规则，初期会不太适应，这时就需要采用一些激励措施。只要调研和初始化顺利完成了，系统其实不用使用者动什么脑筋，只管用就行了，很人性化，很简单。
 
     系统上线初体验

    软件成功上线，可为工作提供了很多便利，特别是搜索功能，使大家摆脱了成堆的文档和名片。而且系统设定的规则，避免了人为的主观判断，使很多事情都比较有规范并且容易分类和查询，最初碰到的问题也得以解决。比如原来通过共享放一份文件，由于文件包含了很多属性，不知道应该放在哪一个文件夹下面比较合适，用的时候怎么找也找不到，现在通过系统的强大的关键词模糊搜索功能，找起来很快，节省了很多时间。
 
 
 作者：OA办公系统@伟峰科技   修订1.1   2011-11-09
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